Em 05/01/2021, foi publicada a Solução de Consulta Cosit n° 171, na qual a Receita Federal do Brasil (RFB) permite que a comprovação das despesas incorridas pela pessoa jurídica seja realizada por meio de documentos digitais.
No caso concreto, o contribuinte informa que seus promotores de vendas incorrem em despesas relativas a viagens a trabalho, tais como táxi e refeições. Afirma também que a digitalização desses documentos é necessária, visto que com o tempo a visualização da correta informação resta prejudicada nos documentos físicos originais em papel térmico, além do risco de extravio dos documentos.
Argumenta que a legislação traz como requisito para a dedutibilidade das despesas operacionais a manutenção dos comprovantes em boa guarda pelo prazo decadencial e, a partir disso, questiona se a despesa comprovada apenas de modo digital terá a dedutibilidade garantida na base de cálculo do IRPJ e da CSLL.
Embasada no Ato Declaratório Interpretativo (ADI) RFB n° 4/2019, a RFB esclarece que o documento digital terá o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização desde que sejam observados basicamente os seguintes requisitos:
- Integridade e confiabilidade do documento digitalizado;
- Rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
- Emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso de documento.
Além disso, o requisito para equiparar a digitalização com documento físico perante pessoa jurídica de direito público interno envolve possuir assinatura digital com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Tal posicionamento é relevante visto que traz certa segurança aos contribuintes que adotam ou pretendem adotar um modelo mais digital, além de demonstrar que estamos caminhando para um futuro mais desburocratizado, tecnológico e sustentável.