Após a publicação da MP 931 que possibilitou que reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas fossem realizadas de forma on-line, o Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) ficou responsável por regulamentar a realização de tais reuniões e assembleias.

Publicada no dia 15/04/2020 e em vigor desde então, a Instrução Normativa de nº 79 do DREI (IN 79) elencou duas formas de realização: (i) as semipresenciais, nas quais os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar tanto presencialmente, como a distância e (ii) as digitais, aquelas inteiramente realizadas mediante sistema eletrônico.

A IN 79 prevê que, além de observar às legislações aplicáveis a cada tipo societário, as regras previstas no contrato ou estatuto social e os Manuais de Registros do DREI, o instrumento de convocação da reunião ou assembleia deverá informar se a realização será semipresencial ou digital, detalhar a forma de participação e voto a distância (ou indicar endereço eletrônico onde essas informações estarão disponíveis) e indicar quais documentos serão exigidos para que os acionistas, sócios ou associados sejam admitidos.

As empresas e cooperativas passam a ser responsáveis por enviar aos participantes o boletim de voto a distância (Boletim), na mesma data da publicação da primeira convocação para reunião ou assembleia, em versão digital passível de impressão. Tal Boletim deverá conter: (i) todas as matérias da ordem do dia; (ii) orientações sobre o seu envio à sociedade; (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo; (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido e (v) ser elaborado no formato de proposta, possibilitando apenas aprová-la, rejeitá-la ou abster-se.

A presença dos sócios ou associados será válida quando comparecerem ou forem representados fisicamente, ou enviarem o Boletim à sociedade com 5 (cinco) dias de antecedência à data da realização ou caso participem no meio eletrônico a distância escolhido pela sociedade. Nesse mesmo sentido, o sistema eletrônico adotado deve garantir a segurança, confiabilidade e transparência das reuniões; registrar os presentes; possibilitar visualização de documentos e envio de manifestações por escrito para mesa e preservar o direito de participação; o exercício do direito de voto a distância; gravação integral; e a participação de todos os acionistas, sócios, associados ou terceiros autorizados a participar. Importante destacar que a sociedade não será responsável por problemas decorrentes de informática ou conexão da internet dos participantes.

As atas das reuniões ou assembleias e os livros societários serão assinados pelo presidente e secretário da mesa, que declararão os presentes e o cumprimento dos requisitos exigidos na IN 79. Tais assinaturas se darão de forma física, através de certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro meio de comprovação. Ainda, todos os documentos relativos à reunião ou assembleia deverão ser arquivados, bem como a gravação integral, pelo prazo aplicável à ação possa anulá-la.

As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas, porém ainda não realizadas em virtude das restrições decorrentes da pandemia do novo coronavírus, poderão acontecer nos termos da IN 79, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância.

Por fim, importante ressaltarmos que as regras previstas na IN 79 não influenciaram as reuniões e assembleias presenciais e que nenhuma alteração nos quóruns de instalação e quóruns de deliberações foram alteradas, devendo-se ainda observar a legislação aplicável e as previsões do contrato ou estatuto social.

A equipe societária do Finocchio & Ustra Sociedade de Advogados está à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas.

 

FELIPE CERVONE 

fellipe.cervone@fius.com.br

 

ANDREA OMETTO BITTAR TINCANI 

andrea.bittar@fius.com.br

 

ANA JÚLIA LISSONI CORNÉLIO 

anajulia.cornelio@fius.com.br