Após abordarmos o planejamento que antecede o procedimento arbitral, avançamos, neste terceiro texto da série FIUS Arbitragem 2026, para o momento em que o conflito deixa de ser uma possibilidade e se torna realidade: a instauração da arbitragem. É aqui que as decisões contratuais tomadas anteriormente são postas à prova, e a forma como a parte dá início ao procedimento pode definir o tom e o ritmo de toda a disputa.
O requerimento de arbitragem é o ato formal pelo qual a parte interessada comunica à câmara arbitral — ou diretamente à parte contrária, no caso de arbitragem ad hoc — sua intenção de submeter a controvérsia à arbitragem.
Embora cada instituição possua requisitos próprios, o requerimento costuma conter a identificação das partes, a indicação da convenção de arbitragem, uma descrição sumária da controvérsia e, quando aplicável, a indicação do árbitro pela parte requerente.
Esse documento não é mera formalidade: ele fixa o marco inicial do procedimento, influencia a contagem de prazos e, em muitos regulamentos, delimita provisoriamente o objeto da disputa. Uma descrição imprecisa ou incompleta nesta fase pode gerar questionamentos sobre o escopo da arbitragem e abrir margem para impugnações que atrasam o andamento do caso.
Boas práticas recomendam que o requerimento seja redigido com equilíbrio entre objetividade e abrangência. É importante descrever os fatos e os fundamentos de forma suficiente para que a câmara e a parte contrária compreendam a natureza e a extensão da disputa, sem, contudo, antecipar integralmente a estratégia processual.
Igualmente relevante é verificar, antes do protocolo, o cumprimento de eventuais condições precedentes previstas na cláusula compromissória, como tentativas obrigatórias de negociação ou mediação previstas em caso de cláusulas escalonadas. A inobservância dessas etapas pode ser invocada pela parte adversa como obstáculo à instauração, gerando atrasos e custos desnecessários.
Instaurada a arbitragem e constituído o tribunal arbitral, segue-se a elaboração do termo de arbitragem (ou ata de missão, conforme a nomenclatura de cada câmara). Esse documento é firmado pelas partes e pelos árbitros e cumpre função estruturante: consolida o objeto do litígio, define os pedidos e as questões a serem decididas, estabelece o calendário processual e formaliza as regras procedimentais aplicáveis.
O termo de arbitragem é, em essência, o roteiro do procedimento. Nele se definem prazos para peças escritas, formato e cronograma de produção de provas, regras sobre confidencialidade, idioma dos atos e eventuais particularidades acordadas entre as partes e o tribunal. Sua elaboração exige atenção cuidadosa, pois omissões ou ambiguidades nesta etapa podem comprometer a eficiência do procedimento e limitar a atuação das partes em fases posteriores.
Com o termo de arbitragem firmado, as partes apresentam suas alegações iniciais. Para o requerente, trata-se de expor de forma estruturada os fatos, os fundamentos jurídicos e os pedidos, acompanhados dos documentos que sustentam sua pretensão. Para o requerido, é a oportunidade de apresentar defesa, formular eventuais pedidos reconvencionais e indicar os documentos que embasam sua posição.
A qualidade das alegações iniciais é determinante para o curso do procedimento: um arrazoado claro, bem fundamentado e acompanhado de prova documental organizada facilita o trabalho do tribunal, contribui para a definição precisa das questões controvertidas e posiciona a parte de forma estratégica desde o início. Boas práticas incluem a apresentação de cronologias factuais objetivas, a identificação precisa das cláusulas contratuais em discussão e a formulação de pedidos específicos e quantificados, quando possível.
Um aspecto que merece destaque é a organização da prova documental desde o início do procedimento. Um acervo documental bem estruturado e corretamente indexado facilita a compreensão do tribunal, fortalece a narrativa da parte e evita a necessidade de complementações tardias que podem ser questionadas pela parte adversa. Por isso, a visão estratégica do caso deve estar presente desde o primeiro ato, garantindo que a prova documental, os pedidos e os fundamentos formem um conjunto coerente e sólido desde a origem.
Em síntese, a instauração da arbitragem é um momento que exige precisão técnica e visão de conjunto. Do requerimento ao termo de arbitragem, passando pelas alegações iniciais, cada ato processual constrói a estrutura sobre a qual o mérito será julgado. Conduzir essa fase com rigor e planejamento é o que separa um procedimento eficiente de um marcado por incidentes e atrasos.
É nesse contexto que a atuação de um escritório especializado em arbitragem e resolução de disputas se mostra ainda mais relevante. A experiência prática na condução de procedimentos arbitrais permite antecipar riscos, calibrar a estratégia desde o requerimento e garantir coerência entre cada etapa do caso, assegurando que a posição da parte seja apresentada com clareza, consistência e solidez desde o primeiro momento.
No próximo artigo da série FIUS Arbitragem 2026, a Finocchio & Ustra continuará aprofundando temas práticos e estratégicos da arbitragem. A FIUS reafirma seu compromisso com a excelência técnica e com a produção de conteúdo acessível e relevante para o mercado.