Anualmente, cabe às sociedades limitadas e às sociedades anônimas realizarem a reunião ordinária de sócios ou a assembleia geral ordinária (Assembleia), conforme o caso, que deverá ocorrer nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, de acordo com a legislação brasileira. Esse prazo, em geral, se encerra em 30 de abril visto que o exercício social das sociedades normalmente coincide com o exercício fiscal e se encerra em 31 de dezembro.
Obrigatoriamente, a pauta da Assembleia incluirá a tomada de contas dos administradores e aprovação das demonstrações financeiras, a eleição ou reeleição dos administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.
Os documentos necessários para as deliberações deverão ser disponibilizados com pelo menos 30 dias de antecedência da data marcada para a Assembleia. Neste contexto, será necessário para a maioria das sociedades anônimas e, em alguns casos, também para as sociedades limitadas de grande porte, publicar as contas e as demonstrações financeiras até um mês antes da data marcada para a realização da Assembleia.
Caso os sócios aprovem as contas e as demonstrações apresentadas, exonerarão os administradores e os membros do conselho fiscal, quando previsto, de responsabilização civil, exceto caso tenha existido erro, dolo ou simulação.
Caso a Assembleia não seja realizada conforme a legislação e, a aprovação das contas e das demonstrações financeiras for omissa, os administradores e os membros do conselho fiscal, quando houver, poderão ser responsabilizados pelos danos causados perante terceiros e à sociedade.
APRIL IS THE DEADLINE FOR THE ANNUAL APPROVAL OF ACCOUNTS AND FINANCIAL STATEMENTS
Annually, it is the responsibility of the limited liability companies (LTDA) and corporations (SA) to hold the annual quotaholders’ general meeting or annual shareholders’ general meeting (Meeting), as applicable, which shall occur in the first four months following the end of the companies’ or corporations’ social year, in accordance with the provisions set forth by the Brazilian law. This term, in general, ends on April, 30th, once it usually coincides with the end of the Brazilian fiscal year in that ends on December, 31st.
It is mandatory that the agenda of the Meeting includes examining the accounts rendered by the officers and approving the financial statements, the election or re-election of the officers and members of the audit committee, if applicable.
The documents required for the deliberations shall be made available at least 30 days prior to the date set for the Meeting. In this context, most corporations and, in some cases, large limited liability companies, will need to publish the accounts and financial statements 1 month prior to the date set for the Meeting.
If the shareholders approve the accounts and the financial statements, officers and members of the audit committee, if applicable, will be exonerated from civil liability, except in which error, malice or sham mechanism had occurred.
If the Meeting is not held in accordance to Brazilian legislation and the approval of the accounts and financial statements are omitted, officers and member of the audit committee, if applicable, can be held liable for damages caused to third parties and to the companies or corporations.