Desde a publicação da Lei 12.846/2013, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, assim como o novo Decreto Federal 11.129, de 11 de julho de 2022, que a regulamentou, um tema de grande relevância tomou conta dos programas de Compliance robustos, qual seja, a importância de as empresas conhecerem seus parceiros de negócios.
Um programa de Compliance robusto consiste em um conjunto de mecanismos e procedimentos internos que contempla a efetiva aplicação do Código de ética e conduta da empresa, auditoria, incentivo à denúncia de irregularidades, não retaliação, políticas e diretrizes com o objetivo de identificar riscos, detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública nacional ou estrangeira, assim como irregularidades da esfera privada. O programa deve ser estruturado, aplicado e atualizado de acordo com as características e riscos atuais das atividades, segmento de cada pessoa jurídica e deve ser, também, constantemente aprimorado e adaptado visando garantir sua efetividade. Além de alocação eficiente de recursos, é claro.
Um parceiro de negócios, por sua vez, pode ser um cliente, fornecedor, um representante comercial, um distribuidor, um despachante, consultor, agentes intermediários, associados, prestadores de serviços etc., ou seja, todas as partes com as quais se estabeleçam vínculos comerciais.
Um dos itens que é avaliado para identificar se um programa de Compliance é efetivo, de acordo com o Decreto, é a diligência apropriada, baseada em risco para contratação, manutenção e, conforme o caso, supervisão de parceiros de negócios. Ainda sobre este tópico, apesar de as empresas com programas robustos de integridade já agirem nesse formato, o novo Decreto trouxe a menção sobre a necessidade de supervisão de pessoas expostas politicamente, bem como de seus familiares, estreitos colaboradores e pessoas jurídicas de que participem e, também, sobre a realização e supervisão de patrocínios e doações.
É muito importante garantir que os parceiros de negócios trabalhem com integridade e cumprindo as leis antissuborno e anticorrupção, porque as empresas podem ser responsabilizadas pela conduta dos seus parceiros de negócios. Mas não só isso. Temas envolvendo questões ambientais, trabalho infantil, análogo à escravidão, segurança do trabalho, entre outros, são considerados de suma importância quando um parceiro de negócios é analisado.
Conhecer os parceiros de negócios, em todos os sentidos, traz segurança e transparência em todas as relações existentes e evita a exposição do nome da empresa contratante ao estabelecer negócios com terceiros que não cumpram preceitos éticos.
E, para conhecer seus parceiros de negócios, as empresas precisam ter um procedimento de due diligence eficaz e de acordo com o risco existente naquela relação comercial. Os processos devem ser adequados para que não ocorram exageros nas análises, como, por exemplo, a profundidade da análise de uma empresa que fornece coffee break deve ser a mesma daquela que presta serviços de alto risco dentro do próprio site da empresa? A resposta é não, pois se a análise for a mesma para todos os tipos de negócios, poderá gerar custos adicionais e morosidade ao processo de due diligence. E, além disso, não será efetivo.
Assim, um procedimento de análise de parceiros de negócios efetivo deve levar em consideração o tipo de risco envolvido, a interface junto à esfera pública, serviços de consultorias, intermediários etc.
Um questionário contendo perguntas adequadas para conhecimento dos parceiros para que, de acordo com as respostas, o nível de profundidade de due diligence da empresa seja definido.
Por fim, uma dúvida geral que existe é se a relação comercial poderá ser iniciada ou mantida quando da apresentação de red flags (bandeiras vermelhas) nos relatórios de due diligence.
A resposta é sim, mas desde que seja apresentado um plano de mitigação adequado para tais bandeiras vermelhas, que pode contemplar treinamento dos parceiros de negócios, assinatura de cláusulas de Compliance, pedido de esclarecimentos e informações sobre status das red flags encontradas, se as empresas possuem programa de Compliance etc.
Mas é claro que, se os parceiros de negócios possuem red flags tão graves, a ponto de prejudicar a imagem da empresa contratante, é possível e recomendado que a relação comercial não inicie ou seja mantida.
ELIZABETH AMORE