A “Compliance Week” é uma semana dedicada a eventos promovidos pela área de compliance a fim de ressaltar a importância da conformidade ética, legal e regulatória na organização.
Além de reforçar a cultura positiva, a Compliance Week tem como objetivo garantir que todos os envolvidos evitem comportamentos antiéticos, atuem de acordo com os padrões estabelecidos pela organização através do seu Código de Conduta, políticas e procedimentos e compreendam as obrigações legais e regulatórias às quais estão sujeitos.
Durante a Compliance Week são realizadas diversas atividades para a promoção da cultura de conformidade e ética, como palestras, treinamentos, rodas de conversa, jogos educativos, dinâmicas interativas e até refeições especiais, destacando temas importantes como conformidade financeira e transparência, combate a fraudes e corrupção, conflito de interesses, combate ao assédio, proteção de dados pessoais e responsabilidade socioambiental.
Não existe uma receita pronta para a organização da Compliance Week, tendo em vista que aspectos importantes como orçamento, datas e recursos disponíveis (salas, ambientes virtuais, auditórios, entre outros), percentual de colaboradores em atividade administrativa e operacional, atividade desempenhada pela empresa e riscos de compliance mapeados, dentre outros fatores, devem ser considerados.
No entanto, alguns pontos podem servir de guia para a organização deste evento:
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- Orçamento: a realização da Compliance Week deve estar prevista no budget da área de compliance. É preciso estimar os custos referentes a honorários de palestrantes e empresas especializadas em gamificação e atividades lúdicas para empresas; coffee breaks; brindes; material para divulgação interna impressa (cartazes, banners, faixas); locação de espaço e equipamentos audiovisuais para os eventos (caso não haja estrutura na empresa); entre outros.
- Público: sem prejuízo da realização de eventos abertos ao público geral da organização, é importante que o público interno seja segmentado de acordo com nível hierárquico e departamentos. Isso porque as preocupações relacionadas à conformidade variam de acordo com os cargos e funções. Além disso, é importante que a mensagem seja transmitida em linguagem acessível a cada público, sempre acompanhada de exemplos práticos.
- Assuntos abordados: conforme indicado acima, os riscos de compliance variam de acordo com o setor e atividades desempenhadas pela empresa, no entanto, temas clássicos sobre compliance como conflito de interesses, defesa da concorrência, combate a fraudes e corrupção, combate ao assédio, proteção de dados pessoais e proteção de ativos não devem ficar de fora. Além disso, vale apostar em assuntos relevantes e que fazem parte da agenda ESG como respeito mútuo, diversidade e inclusão, due diligence de parceiros de negócio, transparência nas organizações, entre outros
- Eventos e Palestrantes: busque diversificar no formato dos eventos que vão compor a programação dessa semana. Palestras para o público geral, treinamentos para públicos específicos, rodas de conversas para o público operacional, dinâmicas presenciais e virtuais, vídeos curtos. Não deixe de ousar no formato dos eventos, pois quanto mais variadas e direcionadas, mais interessantes serão as atividades. Convide profissionais internos que sejam referência nos temas abordados para discutir os impactos de cada tópico no dia a dia da organização, mas também convide referências externas para discutir como cada assunto é repercutido no mercado.
- Comunicação: capriche na divulgação interna e externa sobre o evento! Utilize todos os recursos de comunicação disponíveis para engajar o time interno para participação no evento e para demonstrar para o público externo o comprometimento da empresa com a ética e integridade. Planeje em conjunto com o time de comunicação cartazes, posts na intranet, site e redes sociais da empresa, crie estratégias para motivar o público interno a participar do evento e ao longo dos dias crie conteúdos de comunicação sobre o evento.
- Apoio das lideranças: o apoio das lideranças é fundamental para a Compliance Week! Faça uma reunião prévia para falar sobre a importância do comprometimento das lideranças com temas relacionados ao compliance – os famosos pilares do “tone at the top” e “walk the talk” – discutir a relevância estratégica deste evento para a empresa e peça que compareçam, engajem seus times e reconheçam publicamente aqueles que participarem do evento.
- Registros: faça muitos registros do evento. Lista de presenças, fotos, vídeos, tudo isso vai contar no momento em que sua empresa buscar reconhecimentos e certificações em compliance ou em eventual defesa administrativa e/ou judicial decorrente de ilegalidades envolvendo temas relacionados ao compliance.